GETC首页
         白云校区:020-81983656
               QQ:800157228
芳村校区:020-81899839
学院公告
当前位置:广州机电技师学院>>GETC首页>>学院公告

广州市机电高级技工学校工程档案管理系统开发项目招标公告

日期:2020-09-10    撰稿:总务处    来源:学院公告
 

第一部分 

我校工程档案管理系统项目进行招标,欢迎符合资格条件的企业参加报价。本项目采用校内采购方式进行,有关事项告知如下:

一、项目概况

1、项目名称:广州市机电高级技工学校工程档案管理系统开发

2、项目编号:GETC2020-0910001

3、招标控制价:20万元以内,不含20万元(人民币大写贰拾万元以内)

4、项目报价要求:报价人须对本项目进行包干报价,任何只对其中一部分内容进行的报价都被视为无效报价

5、项目地址:广州市白云区西洲北路148

二、资质要求

1、中国境内具有独立法人资格,持有工商行政管理部门核发的法人营业执照,按国家法律经营;

2、具有独立承担民事责任的能力;

3、投标人没有处于财产被接管、冻结、破产的状态,没有处于被责令停业的状态。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,近三年在经营活动中没有重大违法行为;

4、具有履行服务所必需的设备和专业技术能力;

5、本项目不接受联合体报价。

三、报名时间、与投递文件要求

1.报价文件递交截止时间,202091515:00前扫描电子版文件发送到邮箱:185037620@qq.com。同时发送本单位的营业执照、“信用中国”网站截图材料作为项目报名响应的依据。

2.纸质投标文件递交:发送报名材料后,需在投标文件递交截止结束时间前将投标文件和报价文件的纸质版,加盖公章密封后送到下方联系地址。报价文件应包括营业执照复印件、相关资质文件复印件、法人代表身份证复印件、法人授权委托书等相关文件并加盖公章,逾期收到或不符合规定的报价文件我校可不接受其报价。文件送达的截止时间为20200915日下午1500前。

3.联系方式:广州市机电高级技工学校总务处(单位地址:广州市白云区西洲北路148),联系人:程老师、陈老师(020-81972092, 185037620@qq.com)。

 

第二部分  用户需求

一、项目综合说明及要求

1、项目概况:

由于学校基建项目历史悠久,档案繁多,若需查阅、调取档案,则耗费大量时间,严重影响工作效率。传统管理方式耗费大量人工和时间,查找困难,档案存放的次序越来越无序。为解决工程档案管理无序的现象,现就广州市机电高级技工学校工程档案管理系统开发项目进行邀标。

本项目拟建设一个技术成熟、支持二次开发、灵活配置的档案影像系统,实现我校档案影像化、数字化管理,全面提升档案的管理效率和使用效率,精细化管理要求。

本项目档案系统要求与学校现有的固定资产软件系统实现对接,实现统一单点登录应用与基础信息数据共享。实现学校基建项目档案的信息化系统管理,实现实物档案流程化管理与电子影像化管理。提升日常档案管理方便性与效率。

采购部分清单如下:

序号

分项类型

分项名称

单位

数量

参数要求

备注

1

软件

档案管理软件

1

实现本项目档案信息系统化管理。实现档案收集、档案建档、档案移交、档案入库上架、档案保管、档案销毁等全过程管理、以及电子档案扫描、电子档案调阅与档案统计分析。

 

2

硬件

条码机:(二维标签打印)

2

热敏/热转印打印机,打印速度102mm/s,分辨率300DPIx300DPI

打印头      进口京瓷打印头,支持一维码和二维码打印,纸张类型:热敏纸、标签纸、黑标纸。

 

3

数据采集器:(WINCE一、二维码PDA)内含采集app程序

1

操作系统:Windows CE 6.0,支持多语言,CPUPXA310 624MHZ,扫描头:加强十字焦点扫描头,显示屏:3.2英寸TFT(240×320)彩色触控屏幕,内存:ROM       256MB以上,RAM  256MB以上。

 

4

耗材

档案盒侧脊标签)

10

艾利PET哑银标签纸(190mm*45mm*300

 

5

档案盒正面标签

4

艾利PET亮白标签纸(105mm*70mm*1000

 

6

侧脊标签碳带

1

理光全树脂碳带(70mm*300m

 

7

档案盒标签碳带

4

理光全树脂碳带(110mm*75m

 

       2、服务地点:广州市白云区西洲北路148

3、招标控制价:20万元(大写:贰拾万元整)。

4、服务目标:工程档案电子化管理。

5、软件功能要求:本项目的具体实施范围及要求如下所示,请投标人认真阅读并评估自身产品及实施能力的满足程度,并结合实施费报价,实事求是在该清单上针对每一条需求,注明其应用平台或产品是否满足、部分满足或无法满足该需求。对于部分满足的功能,投标人应注明(备注列)进行客户化改造和新功能开发所需要的人日(工作日),并简要说明估算依据。

项目

功能模块

功能描述

是否满足

备注

扫描端

扫描硬件接入模块

支持我校提供的高速扫描仪、高拍仪等设备的接入。

 

 

补录扫描功能

实际业务过程中可能存在漏扫描、错扫描等情况,系统能支持在原来扫描结果的基础上进行快速插入新扫描影像或对原来影像的快速调整序号等功能,而无需全量扫描,提高效率;支持追补档案扫描,自动归档到相应电子档案中,无须过多人工操作归档。

 

 

档案影像处理功能

对扫描后归档前的影像资料进行快速定位查看;支持复制影像、剪切删除、影像移动、影像提交、影像排序、批量旋转等操作。

 

 

档案影像压缩上传

对扫描的后的影像资料进行压缩,上传的压缩后资料效果清晰,减少服务器存储空间。

 

 

异步上传及断点续传功能

提供服务接口与招标人的内容管理平台对接,实现异步上传、断点续传、流量控制等功能。

通过接口方式判断当前文件是否已全部上传至内容管理平台、若未完全完成上传,则根据服务器端返回的已接收文件大小,从已接收数据后面开始继续传输,实现断点续传和流量控制功能,当用户应用、PC终端发生异常、关机等情况均不影响影像档案的正常上传,无需用户重复扫描、上传应用和PC终端发生异常、关机前已扫描的影像档案。

 

 

软件端

用户工作台

用户登录后可见以下主要窗口:
1
、工作菜单:各类操作菜单操作区域;
2
、待办工作:各种待办工作显示区域;
3
、通知提醒:各类通知、公告和预警的显示区域。

 

 

电子档案管理

1、电子档案建档:电子档案编号生成,建立档案主信息数据,建立对应的目录树,并打印档案标签;可采用数据导入和手工输入的方式,建立、增加、修改相关信息。
2
、扫描前二维码或条形码打印:当新建档案时由系统根据业务类型,在管理端同步生成相应的档案编号,并打印对应的二维码或条形码进行存储记忆,以便扫描端进行读取。
3
、电子档案查询:有权人员根据档案查询条件,查询出符合查询条件的档案信息,查看指定档案影像,实现无需下载直接无痕浏览在线阅读,支持档案快速页面阅读,并有阅读水印功能,全面提高查阅效率。
4
、电子档案打印:根据业务需求,有权人员能对电子档案进行打印,打印的电子档案自动带上水印,具有多页选打功能。

 

 

报表及统计分析

根据实际,应有实物档案统计表、档案台账、档案管理统计表、出入库明细表、调阅登记表、档案更新明细表、处理单管理情况表。支持业务人员按需进行各报表字段自定义,支持业务人员根据档案台账生成不同维度的汇总报表。

 

 

实物档案管理

支持实物档案的全流程管理。
1
、档案移交:档案移交流程管理,实现下级单位向上级单位档案移交,或业务部门向档案管理部门移交统一管理,发起工单、提交工单、审核工单流程管理,审批完成后由移交人打印交接表。
2
、档案归档:档案归档流程管理,实现发起工单、提交工单、审核工单流程管理。
3
、标签打印:批量生成和打印实物档案、档案盒封面和侧脊的二维码标签,实现实物档案条码化管理。
4
、装盒上架:档案上架流程管理,档案上架发起工单、档案条码扫描与上架位置录入、工单保存提交、复核工单流程管理。
5
、档案变更:档案变更流程管理,实现档案资料变更,发起工单、提交工单、审核工单流程管理。
6
、档案移位:档案移位流程管理,实现档案存放位置改动,发起工单、提交工单、审核工单流程管理。
7
、档案接收:档案接收流程管理,实现移交过来档案进行接收,档案管理人员根据档案移交工单信息进行档案接收(档案在接收时支持指纹、身份证等身份验证)。
8
、档案拒收:档案拒收流程管理,对移交过来不合格,或不合适的档案进行拒收处理,流程退回至移交人。
9
、档案销毁:档案销毁流程管理,将待销毁档案进行最后的销毁处理,发起工单、提交工单、审核工单流程管理。
10
、档案丢失:档案丢失流程管理,档案丢失或彻底损坏则可以使用丢失流程处理,发起工单、提交工单、审核工单流程管理。
11
、档案出库:档案出库流程管理,实现发起工单(支持添加附件)、提交工单、审核工单流程管理,档案管理人员根据档案出库工单信息进行档案出库

 

 

档案库管理

1、在档案实物入库前,首先需要新建档案库信息,如库房号、柜号、箱号等。
2
、支持自动生成档案位置信息,生成对应的二维码或条形码,能通过该二位码或条形码读取改档案的概要信息,有规范档案装订、装盒、贴标管理,要求软件能一键式直接打印档案盒标签(正面与侧面)。
3
实现档案无序或有序摆放的管理,实现档案入库精准位置采集记录档案系统,方便后续档案位置查找。
4
实现精确柜位管理,快速查询档案的存放位置。

 

 

借阅借用管理

档案借阅借用管理包括档案借阅申请、审批、查询修改以及档案的领用归还管理功能。
1
、借阅申请:电子(或实物)档案借阅申请单(支持续借),申请人填制借阅申请单(支持添加上传附件、支持模糊查询并自动填充相关信息、支持打印审批结果),发起工单、提交工单、审核工单流程管理。
2
、借阅审批:审批借阅申请单,视申请人是否有借阅条件与必要,进行审批,审批通过后,申请人则可以在授权的时间进行阅读。
3
、档案阅读:电子档案借阅审批通过后可以进行阅读,电子档案阅读时支持自动添加水印;实物档案借阅审批通过后需要有借出和归还确认界面。
4
、停止借阅:停止阅读对未到期的借阅档案进行中途停止。
5
、历史查询:按时间、单位、类型等条件查询历史借阅情况,了解各档案有谁借阅历史情况。

 

 

档案盘点功能

对档案实物通过盘点采集器逐一读取实物在档案建档时打印并粘贴二维码或条形码,将读取的数据和档案数据进行碰对;盘点完成后,根据档案数据的未碰对情况生成盘点结果。具体功能要点:
1
、盘点计划:盘点计划制定,确定盘点单位、类型、时间等。
2
、待办计划:查看未完成的盘点计划。
3
、下载盘点数据:下载盘点档案台账数据,用于输送到盘点采集器,用于盘点采集器档案条码扫描检索处理。
4
、上传采集数据:盘点采集器盘点结果数据上传。
5
、盘点结果表:盘点采集数据与电脑台账数据对比,生成结果表(档案盘损或变动)等。
6
、盘点结束:盘点计划结束状态处理。
7
、已办计划:已盘点历史分析查看。

 

 

预警提醒功能

1、销毁到期提醒:对达到销毁时间的档案进行提醒。
2
、借出借阅到期提醒:对借出借阅的档案到期前发出到期提醒信息。
3
、移交接收提醒:对待移交接收档案进行提醒,通知移库房及时做好准备。
4
、移交拒收提醒:对待拒收档案进行提醒,通知移出单位及时处理。

 

 

系统管理功能

1、系统设置:系统参数设置管理、系统编号规则等管理;支持系统LOGO和主题风格变更。
2
、角色管理:权限角色管理,定义权限组,设置权限组的功能权限与多层次管理权限,如电子档案阅读权限等。
3
、用户管理:人员用户管理(新增、修改、设权、停用等),提供用户管理相应的SQL或代码给我校统一进行对本系统用户的管理。
4
、报表设计:全系统报表打印格式模板管理,支持报表新增、修改、设计等功能,能适应新的业务需求进行新的报表定制。
5
、工作流程:全系统业务管理流程定义管理,实现流程节点自定义审批设定,实现所有审批事项能根据对应角色进行全部历史数据的查询。
6
、密码修改:当前用户密码修改(由我校统一管理)。
7
、个性设置:支持当前用户桌面与个性主题参数设置。
8
、表单设置:业务管理单据表单字段内容设置管理,实现字段开放与定义,方便后续业务需求扩展模板设置功能。
9
、登录及操作日志:全系统人员登录及其操作日志跟踪。
10
、修改密码日志:人员密码修改日志跟踪。
11
、电子档案打印日志:查询电子档案打印相关信息。

 

 

档案扫描方案

存量档案影像化是一项巨大且繁琐的工作,需要提供切实可行的扫描方案,包括扫描质量、速度和进度控制计划。

 

 

数据字典自定义

支持常用的数据库(如:SQL Server),支持业务数据和数据库表间的自动映射,能根据新的业务定制数据字典。
1
、机构编码:按使用单位的组织架构定义与资料维护,按树结构表现多层次机构化的管理(如:一级单位、二级单位),支持多法人机构管理。
2
、部门编码:定义各单位下的部门,支持多级部门架构定义。
3
、库柜编码:库柜编码定义维护。
4
、柜位编码:柜位编码定义维护。
5
、档案分类:档案分类与清单定义维护。
6
、档案名称:档案名称定义。
7
、归档清单:归档清单定义维护。
8
、计量单位:计量清单定义维护。
9
、通知类型:通知类型定义维护。
10
、变更方式:变更方式定义维护。
11
、档案密级:档案密级定义。
12
、保管年限:档案保管年限的定义。

 

 

培训要求

需要提供不少于7天的培训计划,包括但不限于培训

目标、培训课程安排等,重点从扫描端使用、管理端操作或系统配置等方面开展专题培训,确保招标人不同层别人员(高管层、业务层、技术层)能较好掌握本次项目实施范围。

 

 

项目实施周期要求

投标人应根据本项目的实施范围,制定详细、切实可行的项目进度计划,并标明项目关键阶段和里程碑。本项目可分阶段上线,实施周期须在1个月内完成,实施周期从项目团队进场之日开始计算,到全部功能上线之日为止,不包括试运行、跟踪优化的时间。

 

 

系统集成

系统集成

实现与我校固定资产系统对接,实现基础数据信息共享与系统单点登录链接应用。

 

 

 

二、投标文件要求

 1、标文件至少包含以下内容(所有复印件需加盖投标单位公章):

1)投标单位的投标函、营业执照、综合实力、同类经验等资料;

2)符合投标人资格的承诺函、授权书;

3)项目需求技术和商务响应文件、服务承诺等;

 2、资格审查文件及投标报价文件要求3份。其中正本1份,副本2份,当正、副本表述不一致时,以正本为准。

三、售后服务

1、中标人须建立完善的长期技术支持和售后服务管理体系和服务队伍,为配合用户使用提供全方位的技术支持工作。

1)响应时间:质保期内即时响应,必要时能在4小时内到达现场协助排除问题。

2)修复时间:质保期内24小时内解决。

3)本次所有软件都要求至少提供壹年原厂保修及售后服务。软件系统一年免费上门技术支持服务,中标人提供质保期内免费提供系统升级、缺陷修复、平台二次开发培训、使用培训等服务。

2、质保期内,投标人负责对其提供的系统进行维修,并且保证每季度免费上门检修一次。

3、投标人须提供培训服务,培训阶段安排包括:项目管理人员培训、系统管理人员培训、系统维护人员培训和系统使用人员培训。

四、付款结算及支付方式

本项目在完成及验收合格完毕后,待承包方开具有效发票,一次性付清款项。

五、其他说明

1、项目需包工、包料、包安装、设备及人员工资以及项目完毕后现场恢复、垃圾清理等一切费用。

2、承包方需提供实施方案;

3、服务实施过程中不能影响学校正常教学活动;

4、如在服务项目实施期间,因政策变化、计划调整或不可抗力等非业主单位主观原因造成本合同项目终止的,则承包方承诺接受终止服务并积极配合业主单位作好善后工作,按已发生的服务结清工作报酬,承包方不另要求额外的费用及任何形式的补偿。

5、承包方承诺,将按照交易文件和服务合同的约定,完成本项目服务的工作内容且相关的服务须达到令业主单位满意的程度。

 

第三部分  评标方式

一、评标方式

学校组织评审人员组成评标委员会进行评标。评标委员会只对被确定为实质上响应招标文件要求的投标文件进行评审和比较。评标人员根据服务方案、商务、价格综合评价的分值分配计算进入详细评审的各投标人的综合得分,并按得分从高到低排名。综合得分相同的,按评标价由低到高顺序排列。综合得分且评标价相同的,按服务方案指标优劣顺序排列。

评标委员会将综合分析投标人的各项指标,而不以单项指标的优劣评选出中标单位。对所有投标人的投标评估,都采用相同的程序和标准。评标委员会按照招标文件确定的评标标准和方法对投标文件进行评审和比较。评标委员会在综合评比后最后做出评标结论。

二、评标结果

评标委员会按综合得分,选定中标单位。中标确认后,校方将中标结果予以公示。如无异议,由校方发放中标通知书给到中标人。

 

附件一:报价文件组成及装订顺序要求

附件二:工程档案管理系统开发项目采购部分清单

 

广州市机电高级技工学校总务处

2020910   

 

附件一:

报价文件组成及装订顺序要求

报价人需按照目录及对应格式递交报价文件

目录:

1.   投标函

2.   投标人基本情况表

3.   投标报价表

4.   法定代表人证明

5.   法定代表人授权书

6.   营业执照复印件及相关资格证明

7.   项目实施方案

8.   业绩表

9.   关于资格文件声明的函

10. 供应商认为其他有必要提交的文件

格式1 :投标函

投标函

广州市机电高级技工学校:

我方确认已清晰了解你校“”项的全部要求。我方:作为报价者正式授权代表我方提供资格审核资料及后续供货、结算等事宜。在此提交的资格审核文件,正本份,副本份。我方已完全明白你校采购文件及公告的所有条款要求,并重申以下几点:

1. 我们本次所递交的资格资料用于参与广州市机电高级技工学校工程档案管理系统开发项目资格审查之用。

2. 我们愿意遵守采购文件及公告的各项规定,自愿参加投标,并已清楚采购文件及公告的要求及有关文件规定,并严格按照采购文件及公告的规定履行全部责任和义务。

3. 我们同意本投标自投标截止之日起90天内有效。如果我们的投标被接受,则直至合同生效时止,本投标始终有效。

4. 我们已经详细地阅读并完全明白了全部采购文件及附件、公告,包括澄清(如有)及参考文件,我们完全理解你校的要求,我们同意放弃对采购文件及公告提出不明或误解的一切权力。

5. 我们同意提供你校要求的有关投标的一切数据或资料。

6. 如果我们未对采购文件及公告全部要求作出实质性响应,则完全同意并接受按无效投标处理。

7. 我们在投标时已明确获知你校有权根据实际情况,调整合同中规定的相关内容,在此我们承诺,如果我们获得中标资格,将无条件接受采购人的调整方案。

8. 我们证明提交的一切文件,无论是原件还是复印件均为准确、真实、有效、完整的,绝无任何虚假、伪造或者夸大。我们在此郑重承诺:在本次招标采购活动中,如有违法、违规、弄虚作假行为,所造成的损失、不良后果及法律责任,一律由我公司(企业)承担。

9. 我们是依法注册的法人,在法律、财务及运作上完全独立于你校。

 

授权代表(签名):              务:

投标人名称:                   投标人印章:

电话:                  传真:                  邮编:
格式2:投标人基本情况表

投标人基本情况表

 

1、公司名称:   电话号码:

2、地    址:       真:

3、注册资金:

4、经济性质:

5、公司开户银行名称及帐号:                     址:

 

 

6、营业执照注册号:

7、接收学校采购询价电子文件邮箱:

8、其它投标人认为有必要附上的其他(含图片)资料:

/我们声明以上所述是正确无误的,您有权进行您认为必要的所有调查。

 

投标人全称(盖公章):

 

法人代表/授权代表(签字/盖章):

 

    期:                 

 


格式3:投标报价表

 

投标报价表

 

项目名称:

项目编号:

项目名称

投标总报价(元)

完成时间(天)

质保期(年)

 

小写:

大写:         

 

 

 

 

 

 

投标人名称(盖章):

 

法定代表人或授权代表(签名或盖章):

 

    期:                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


格式4:法定代表人证明

 

法定代表人证明

 

单位名称:

地址:

姓名:,性别:,年龄:,职务:

为的法定代表人。

供应商:          (盖章)

日期:          

 

 

 

 

 

 

法定代表人

居民身份证复印件粘贴处

 

 


格式5:法定代表人授权书

法定代表人授权书

 

本授权书声明:注册于的在下面签字的法定代表人代表本公司授权的在下面签字的为本公司的合法代理人,就项目(项目编号:)的谈判和合同的执行,作为报价代表人代表本公司的名义处理一切之有关事宜。

本授权书于年月日签字生效,特此声明。

 

单位名称(盖公章):

地址:

 

法定代表人签字:

职务:

 

报价代表人(被授权人)签字:

职务:

 

 

 

被授权人

居民身份证复印件粘贴处

 

 


格式6营业执照复印件及相关资质证明(格式自拟)


格式7项目实施方案(格式自拟)
格式8:业绩表

 

业绩表

 

客户名称

项目名称

项目内容及规模

合同金额

(万元)

客户联系人及联系电话

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

注:需附上项目合同或发票等证明材料


格式9:关于资格文件声明的函

 

关于资格文件声明的函

广州市机电高级技工学校:

 

关于贵校司      日发布的项目(项目编号:)的采购公告,我公司愿意参加投标,并声明:本公司具有符合谈判要求的良好商业信誉和健全的财务会计制度、参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录三年内无因自身原因违约或不恰当履行合同引起的终止、纠纷、争议、仲裁和诉讼记录,无被责令停业或暂停投标记录,无经济方面的犯罪或严重违法记录,无发生过重大安全事故或责任事故。提交的相关证明文件是准确真实、完整有效的,并已清楚采购文件及公告的要求及有关文件规定。并承诺在本次谈判采购活动中,如有违法、违规、弄虚作假行为,所造成的损失、不良后果及法律责任,一律由我公司(企业)承担。

 

 

特此声明!

 

 

单位名称: 公司(企业)法定代表人签字:

单位地址:  单位公章:

邮政编码:        日期:

联系电话:

 

 

 

 

 

 

 

 格式10:供应商认为其他有必要提交的文件

 


1
  校友相册  
  联系我们:020-81983656  招生咨询:白云校区:020-81983656  芳村校区:020-81899839  
本网站由广州市机电技师学院信息中心维护  
粤ICP备11107375号-2 Copyright 2008 All Right Reserved. 广州市机电技师学院 版权所有!